Efektywne eksploatowanie narzędzi Business Intelligence jest mocno uzależnione od utworzenia hurtowni danych, które pozwala na ujednolicenie i powiązanie danych zgromadzonych z różnorodnych systemów informatycznych przedsiębiorstwa. Utworzenie hurtowni danych zwalnia systemy transakcyjne od tworzenia raportów i umożliwia równoczesne korzystanie z różnych systemów BI.

Koncepcja jest następująca: system BI generuje standardowe raporty lub wylicza kluczowe wskaźniki efektywności działania przedsiębiorstwa (Key Performance Indicators) na podstawie których stawia się hipotezy, po czym weryfikuje się je poprzez wykonywanie szczegółowych “przekrojów” danych. Do tego służą różnego rodzaju narzędzia analityczne (np. OLAP, data mining).

Business Intelligece - Budżetowanie stanowi narzędzie menedżerów i specjalistów zajmujących się analizami i strategią. Dla menedżerów “liniowych”, którzy oczekują informacji o aktualnym stanie procesów przeznaczone są rozwiązania business activity monitoring (BAM), umożliwiające przetwarzanie napływających bieżąco danych. Techniki prezentacyjne dobierane są odpowiednio do potrzeb użytkownika. Aby uniknąć konieczności przeglądania gąszczu liczb, wizualizacja stanu aktualnego realizowana jest w postaci obrazkowej. Kokpit menedżerski (management dashboard) to atrakcyjny sposób prezentacji wyników - wizualizacja danych i raportów w postaci podobnej do pulpitów sterowniczych. Do BI zalicza się również rozwiązania podejmujące decyzje na podstawie zadanych algorytmów postępowania. Są to wbudowane w systemy transakcyjne funkcje automatycznego reagowania na stwierdzone zaszłości, np. wysłanie klientowi zawiadomienia o wykonaniu zamówienia, lub wygenerowanie zamówienia po stwierdzeniu obniżenia zapasu materiału poniżej wyznaczonego minimum (tego rodzaju działania z reguły realizowane są za pomocą systemów EDI).

Najczęściej spotykane odmiany systemów zaliczanych do BI to:

• EIS - systemy powiadamiania kierownictwa (Executive Information Systems)
• DSS - systemy wspomagania decyzji (Decision Support Systems)
• MIS - Systemy wspomagania zarządzania (Management Information Systems)
• GIS - systemy informacji geograficznej (Geographic Information Systems)

uwaga: do BI nie zalicza się systemów automatyki przemysłowej.

Niebezpieczeństwa stosowania BI:

• Oczekiwanie od systemu Business Intelligence prostych, jednoznacznych odpowiedzi, a nawet wskazania “jedynie słusznego rozwiązania” - jest to praktycznie niemożliwe do zrealizowania.
• Tendencyjna prezentacja danych. Nie zamierzona - wynika z ignorancji użytkowników w zakresie rygorów statystyki.

Controlling - proces planowania, koordynowania i kontroli przebiegu procesów ekonomicznych dla utrzymania organizacji na drodze do osiągnięcia wyznaczonych celów.

Controlling strategiczny zajmuje się oceną mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa (zobacz: analiza SWOT) oraz możliwości i szans zapewnienia długotrwałej i stabilnej egzystencji przedsiębiorstwa.

Controlling operatywny (operacyjny) zorientowany na regulację procesów biznesowych w krótkich horyzontach czasowych, opiera się na analizie relacji koszty-przychody-zysk oraz wpływy-wydatki.

Controlling wymaga utworzenia w przedsiębiorstwie sprawnego systemu informacji ekonomicznej. Źródłem danych dla takiego systemu jest rachunkowość zarządcza.

Cykl zarządzania opartego na zasadach controllingu:

• wyznaczenie okresu planistycznego
  okresy planistyczne powinny być ustalane z uwzględnieniem cyklu księgowania, tak, aby informacja zwrotna docierała do decydentów w czasie umożliwiającym reakcję
• wyznaczenie celu dla tego okresu
  cele, ze względu na uniwersalność miernika, wyznacza się w wymiarze finansowym; rozpisanie wszystkich czynników jest budżetem przedsiębiorstwa
• opracowanie planu strategicznego
• opracowanie planu operatywnego
  plany powinny zawierać zadania cząstkowe dla wszystkich komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa związane z wyznaczonym celem
• kontrola realizacji planu
  w miarę możliwości analiza powinna ujawniać niekorzystne tendencje, aby zapobiegać powstawaniu odchyleń
• działania zapobiegające i korygujące
• osiągnięcie celu